タスクとイベントの違いを明確にすると捗る【時間管理のアイデア】
タスクとイベントの違い、頭の中でスッキリしていますか？
最近になって、タスクとイベントの違いを明確に手帳を書くことで、作業効率や時間管理が前より上手になったような気がしています。
この違いをしっかり手帳でも表現すると、頭の中がスッキリして管理がしやすくなると思います。
タスクとイベントは「単位」が違う
では、私が手帳を書く上で定義している違いをご紹介します。
タスクとイベントの違い
タスク
日時が決まっていない、やるべきこと。
イベント
日時のという時間軸の中で表現できること。
私はこれを明確に定義することで、手帳での時間管理が前よりスッキリできるようになりました。
補足：タスクは完了してはじめて時間軸に収まる
タスクを手帳の中に書くことはもちろんOKですが、あくまで「タスク」というものはその作業をやり終えてはじめて時間という概念がくっつきます。
しかしそれも期限があるものに対してのみであり、タスクは全て期限があるかというとそうでもないわけです。
それを、イベントと同意義として捉えると、手帳で時間管理をする上で色々混乱してくる・・・というのが、私が感じたものです。
タスクは４つに分類できる【7つの習慣】
タスクと一概にいっても、それが自分にとってやりたいこと・やらなければならないことなど、様々な分類がありますよね。
よく目にするかもしれませんが、タスクの緊急度と重要度による４つの分類は、「7つの習慣」の中で時間管理マトリクスとして紹介されているものです。
この図を使って常にタスクを洗い出すのはしんどいので、自分にとっての重要度、緊急度でだいたいの優先度を決めておくと、時間管理にも有効にはたらいてきます。
補足：大切なのは第２領域
少し横道に逸れたお話。
「7つの習慣」を読んでいただくと分かると思うのですが、第２領域である「緊急ではないが重要なこと」の時間を作れば作るほど、人生が豊かになります。
この第２領域にくるタスクというものは、自分にとって一番価値のある将来へつながるタスクということです。
しかしこの領域のタスクは、自分とだけの約束事であることがほとんどであるため、守られることが少ないタスクであるともいえます。
つまり、常に後回しにされるタスクということ。
このタスクに時間を多く使えるかどうかが、自分の人生の豊かさにつながるといってもいいでしょう。
【解説】私のタスク／イベント管理
ポイント：タスクはＴＯＤＯリスト、イベントは手帳へ
タスクとイベントをそれぞれ別に管理することが、頭の中をスッキリさせるポイントです。
ＴＯＤＯリスト
私はRollbahnのダイアリータイプを使っていますが、とにかく書ければ何でもOKです。
自分が普段使用している手帳の後ろのメモページや、１００均で購入したノートなど、何でもOK。
注意したいのは、手帳のウィークリーページなど、時間的なスケジュール管理をする場所にタスクを一覧で記入しないこと。
これを守れば、どこに書き出そうが決まりはありません。
手帳
今年はCITTA手帳を使っています。
手帳自体は何でも構いませんが、自分の時間をしっかり管理したければバーチカルタイプの手帳をおすすめします。
最近私は１日の過ごし方がほぼルーティン化してきているので、あまりバーチカルタイプでなくてもいいかも・・・と思っているところはありますが・・・。
毎日があまり固定化されておらず流動的な方は、特にバーチカルで時間管理をすると時間の使い方や空き時間が可視化されるのでオススメ。
手帳には、時間で決められているイベントを記入します。
例えば、仕事の時間や友達との約束の時間。
時間軸にイベントを埋めていくと、その日の空き時間が見えてきますよね。
その時間にTODOリストを見て、処理していくのがベスト。
まとめると・・・
- TODOリストを作成（タスク）
- スケジュールを作成（イベント）
- 空き時間にTODOリストを消化
タスクとイベントの違いをしっかり頭にいれておくことで、時間管理がうまくいきますよ！
アイデア１：重要かつ緊急なタスクは手帳へ
タスクとイベントはしっかりつかめたと思いますが、どうしてもタスク消化を忘れてしまったり・・・なんてことがあるかもしれません。
その日に絶対何が何でもやらなければならないことは、タスクからイベントへと変化させると良いです。
上図は、郵便局に行くというタスクをどうしても今日実行しなくてはならない例です。
このタスクを忘れてはいけないのであれば、手帳に郵便局へ行くというタスクをイベントとして時間を設け、記入することで解決。
もちろんTODOリストに書いてあれば絶対実行する！という方であればこの作業は不要ですが、タスクにあえて時間を設けることで、忘れることなく実行できます。
アイデア２：第２領域のタスクもイベントにすると有意義
基本的に手帳には時間が決まっているイベントを書きます。
アイデア１では、さらに忘れてはいけない作業や緊急度の高いタスクはイベント化して手帳へ記入することで、タスクの消化漏れを防ぎます。
さらにもう１つ。
第２領域のタスクも、イベント化して手帳の時間軸に落とし込むことで、有意義な時間を作ることが出来ます。
第２領域というのは、上図の部分です。
上の補足でも説明しましたが、この領域のタスクは自分自身の将来を有意義にするためのタスクです。
例にも書いていますが、将来を見据えた勉強や自己啓発など。
第２領域は自分との約束事であることがほとんどであるため、あえて時間を設けない限り後回しにされやすいタスクでもあります。
そこで、第２領域に当てはまるタスクはしっかりとイベント化して手帳に落とし込むことで、そのための時間を確保していくというのが、私のおすすめの時間管理方法の１つ。
ここで注意したいことが１つ。
第２領域のタスクをたくさん消化したいがために、空き時間の許す限りたくさんタスクを詰め込む、ということはやってはだめです。
私も最初、自分のやりたいタスクをかたっぱしに手帳に書き込んでは消化して・・・ということをやっていたのですが、当たり前ですが続きません。
続かないだけでまた切り替えて作業できれば良いのですが、１度挫折すると再スタートを切るまで時間がかかります。
とにかく無理をしないこと。少しでいいからやりたいことに時間を使うという軽い気持ちでやると継続しやすくなると思います。
まとめ
今回の記事で話したことをまとめます。
①タスクとイベントの違いを明確にしよう
- タスク：日時が決まっていない、やるべきこと
- イベント：日時のという時間軸の中で表現できること
②タスクとイベントを分けた時間管理術
- TODOリストを作成（タスク）
- スケジュールを作成（イベント）
- 空き時間にTODOリストを消化
③アイデア１：緊急かつ重要なタスクはイベント化しよう
④アイデア２：第２領域のタスクもイベント化しよう
- 自分基準で重要なタスクはイベント化して時間を設ける
- 忘れてはいけないタスクや自分の将来のためのタスクがそれにあたる
手帳を使った時間管理術は十人十色です。
このやり方が合う方もいれば合わない方もいます。
色々なやり方を試しながら、自分にあった時間管理術を見つけるのも手帳を楽しむ醍醐味の１つですね。
今回は以上です。
